Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Geodock GmbH
Händelhof 2, 24943 Flensburg
Telefon: +49 151 68458877
E-Mail: mail@geodock.de
Geschäftsführer: Daniel Seehaus, Malte Then

Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt. Datenschutzanfragen richten Sie bitte an die vorstehende E-Mail-Adresse.

2. Konto & Anmeldung

Zur Nutzung des Portals legen Sie ein Konto an. Wir verarbeiten Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und ein sicher gehashtes Passwort. Nach der Registrierung senden wir eine Bestätigungs-E-Mail; Ihre E-Mail-Adresse gilt erst nach Klick auf den Link als bestätigt. Wir speichern den Zeitpunkt der Konto-Erstellung und -Änderung sowie Ihre Rolle (Standardnutzer oder Administrator).

Für jede Sitzung speichern wir die IP-Adresse und die Browser-Kennung (User-Agent) für die Dauer der Sitzung, um Sie angemeldet zu halten und das Konto abzusichern.

Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung bzw. vorvertragliche Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) für das Konto sowie unser berechtigtes Interesse an einem sicheren Dienst (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) für die Sitzungssicherheit.

3. Leitungsauskünfte

Wenn Sie eine Anfrage erstellen, verarbeiten wir die von Ihnen eingegebenen Daten:

• den auf der Karte gezeichneten Anfragebereich (Geometrie);
• Projekt, Grund der Anfrage, Art der Arbeit und geplanter Beginn;
• Kontaktdaten: Organisation, Ansprechpartner, Telefon- und Mobilnummer;
• eine optionale Freitext-Beschreibung.

Daraus erzeugen wir einen PDF-Plan, der den Anfragebereich, die betroffenen Leitungsobjekte sowie Ihre Organisation und Ihren Ansprechpartner enthält. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erbringung der angeforderten Leistung).

4. Empfänger & externe Dienste

• Qonnectra-Datendienst (api.geodock.de): Zur Adresssuche und zur Ermittlung betroffener Leitungen werden der von Ihnen eingegebene Adresstext und die gezeichnete Bereichsgeometrie an unser Qonnectra-Backend übermittelt. Kontodaten (Name, E-Mail, Kontaktdaten) werden dabei nicht übertragen.
• Microsoft 365 (Microsoft Ireland Operations Ltd.): Die Bestätigungs-E-Mail wird über den Microsoft-Graph-Dienst versendet; hierfür werden Ihre E-Mail-Adresse und Ihr Name übermittelt.
• OpenStreetMap Foundation: Die interaktive Karte lädt Kartenkacheln von OpenStreetMap (oder einem konfigurierten Tile-Server). Beim Verschieben der Karte kontaktiert Ihr Browser den Kachel-Host direkt, wodurch diesem Ihre IP-Adresse bekannt wird. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Darstellung einer funktionsfähigen Karte).
• Öffentliche Kartendienste (WMS): Zur Darstellung der amtlichen Hintergrundkarte im PDF wird der Begrenzungsrahmen (Bounding Box) Ihres Anfragebereichs bei den zuständigen öffentlichen WMS-Servern abgerufen. Diese Anfrage erfolgt durch unseren Server, nicht durch Ihren Browser.

Übermittlungen an Microsoft können eine Verarbeitung außerhalb der EU auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln und des EU-U.S. Data Privacy Framework umfassen.

5. Hosting

Die Anwendung und ihre Datenbank werden auf einer von der Geodock GmbH kontrollierten Infrastruktur betrieben. Sämtliche Konto-, Anfrage- und Dokumentdaten werden dort gespeichert. Es werden keine externen Analyse-, Werbe- oder Tracking-Dienste eingesetzt; das Portal setzt lediglich das technisch erforderliche Sitzungs-Cookie.

6. Speicherdauer & Löschung

• Anfragen und deren PDFs werden nach 7 Tagen automatisch gelöscht (Standardeinstellung).
• Inaktive Konten werden nach 365 Tagen automatisch gelöscht (Standardeinstellung; Administratoren und ausgenommene Konten sind hiervon ausgeschlossen).
• Abgelaufene Sitzungen (inkl. IP-Adresse / User-Agent) werden regelmäßig bereinigt.

7. Nachweis erteilter Auskünfte (gesetzliche Aufbewahrung)

Sobald Ihnen eine Leitungsauskunft erteilt wird, führen wir einen dauerhaften Nachweisdatensatz. Dieser enthält Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, die Kontakt-Organisation und den Ansprechpartner, den Anfragebereich sowie das genau erteilte PDF (mit Prüfsumme).

Dieser Datensatz wird auch nach Löschung Ihres Kontos aufbewahrt und nicht von der vorstehenden automatischen Löschung erfasst. Er dokumentiert, welche Leitungsinformationen wann herausgegeben wurden, damit Rechtsansprüche geltend gemacht, ausgeübt oder verteidigt werden können. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f und Art. 17 Abs. 3 lit. b/e DSGVO. Ihr Recht auf Löschung ist insoweit eingeschränkt.

8. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21). Unter Kontoeinstellungen können Sie Ihre Daten exportieren und Ihr Konto selbst löschen; der in Abschnitt 7 beschriebene Nachweisdatensatz bleibt hiervon unberührt. Ihnen steht zudem ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde zu.